El Cotizador, explicado

00Cómo usar este manual

Está pensado para dos lecturas distintas: una vez de corrido cuando llegas, y a saltos cada vez que algo no cuadre.

Los tres primeros son de contexto: qué es la herramienta, cómo se entra y qué significan las cuatro o cinco palabras que se repiten en todas las pantallas. Léelos una vez, en orden. Sin el vocabulario mínimo el resto se lee a medias.

Los del medio son el trabajo del día: cada uno cubre una pantalla completa, de arriba abajo. Puedes ir directo al que necesites.

Los tres últimos son de consulta. Qué significa cada aviso es el catálogo: si la pantalla te dijo algo, cópialo en el buscador del índice y llegas a la explicación. Recetas rápidas es un listado por tarea — «quiero hacer X» — para cuando tienes prisa y no sabes dónde cae.

Las tres marcas que verás

Y una convención que te va a ahorrar tiempo: así se escriben los botones y los campos tal como se leen en pantalla, y en esta otra letra va el texto que la herramienta dice literalmente. Si algo está en esa letra, puedes buscarlo tal cual.

01Qué es la herramienta, y qué no es

Un panel que se abre al costado del navegador y acompaña las tres etapas de un negocio: levantarlo, costearlo y cerrarlo.

El Cotizador es una extensión de Chrome. Se abre al lado de lo que estés haciendo —el correo del cliente, la web de la naviera— sin taparlo y sin obligarte a cambiar de ventana. Arriba tiene tres pestañas, y son las tres etapas del negocio:

• Cotizaciones — das de alta lo que el cliente pidió: quién, desde dónde, hasta dónde, qué carga. De aquí sale el código ACP y el correo que se manda a los agentes.
• Seguimiento — meses o días después, registras cómo terminó: ganado, perdido, y por qué.
• Costos — la calculadora. Comparas agentes sobre el mismo embarque, les pones precio de venta y generas los documentos que van al cliente y a Pricing.

A dónde va a parar lo que escribes

Conviene saberlo, porque explica casi todos los avisos del manual. Cuando guardas, la herramienta hace tres cosas a la vez:

Lo que la herramienta no hace

• No convierte monedas. No hay tipo de cambio cargado, así que un importe en dólares y uno en pesos nunca se suman ni se comparan entre sí. Verás totales separados por moneda en todas partes.
• No decide por ti. Avisa mucho —cuando un margen va a pérdida, cuando una tarifa venció, cuando un cargo se va a quedar fuera— pero casi nunca bloquea. La decisión comercial es tuya.
• No inventa datos. Si una tarifa no cubre el tamaño de tu carga, lo dice, en vez de estirar el precio del tramo de al lado.

02Primeros pasos

Instalar, entrar y comprobar que tienes acceso. Se hace una sola vez.

Instalar la extensión

1. Abre la ficha del Cotizador Greenwish Cargo en la Chrome Web Store y pulsa Añadir a Chrome. Si no tienes el enlace, pídeselo a quien administra la herramienta.
2. Chrome te pedirá confirmación. Acepta.
3. Aparecerá un icono nuevo en la barra del navegador, arriba a la derecha. Conviene fijarlo (el icono de la chincheta en el menú de extensiones) para tenerlo siempre a mano.

Abrir el panel

Un clic en el icono y el panel se abre pegado a la derecha del navegador. Se queda ahí mientras trabajas; puedes seguir navegando en la parte izquierda sin cerrarlo.

En algunos navegadores que no son Chrome el panel lateral no existe, y entonces el mismo clic abre la herramienta en una pestaña normal. Se ve algo distinta pero funciona igual.

La primera vez: el permiso de Google

Antes de cargar nada, la herramienta necesita saber quién eres. Normalmente esto es invisible: si ya has iniciado sesión en Chrome con tu cuenta de la empresa, no verás nada.

La primera vez puede salir una ventana de Google pidiendo un permiso: ver tu dirección de correo electrónico. Acéptala. Es lo único que se pide, y es lo que permite comprobar que tu cuenta está autorizada.

Después verás Conectando con Google Sheets... y unas barras grises mientras cargan los catálogos. La primera carga del día puede tardar más de 20 segundos. No es que se haya colgado.

Si te dice que no tienes acceso

Es exactamente lo que hay que hacer: pedir el alta. Dos comprobaciones antes de escribir, porque resuelven la mayoría de los casos:

• Mira con qué cuenta entraste. El mensaje la nombra. Si es tu cuenta personal y no la de la empresa, ése es el problema.
• Si el mensaje habla de chrome://settings/ y del inicio de sesión de Chrome, es que tienes desactivada la sesión del navegador. Actívala, entra con tu cuenta de la empresa y vuelve a abrir el panel.

El alta no es inmediata en un sentido y sí en el otro: cuando te activan, entras en cuanto lo vuelvas a intentar, sin esperar a nada.

03Vocabulario mínimo

Nueve palabras. Todas las pantallas las usan, y con ellas claras el resto del manual se lee del tirón.

ACP

El código de una cotización comercial: ACP-1001. Lo genera la herramienta al guardar en la pestaña Cotizaciones y es el número con el que el cliente, Pipedrive y la planilla se refieren al mismo negocio. Un ACP puede tener varias rutas dentro (dos puertos de embarque, por ejemplo).

CALC

El código de una hoja de costos: CALC-0123. Es otra cosa que el ACP. El ACP es lo que se le prometió al cliente; el CALC es el trabajo de costeo que hay detrás. Cada vez que guardas una hoja de costos se crea una versión nueva (v2, v3) sin borrar la anterior.

Embarque

Un envío concreto: una ruta, un incoterm y una carga. En la pestaña de Costos es la Tarjeta 1. Casi siempre hay uno solo; cuando hay dos o más, la cotización es Combinada.

Opción

Una forma de hacer ese embarque: un agente con su precio. Es la Tarjeta 2. Dos opciones sobre el mismo embarque son alternativas: se elige una o la otra, nunca las dos, y por eso sus importes no se suman.

Cargable

La cantidad por la que de verdad se cobra, que no es siempre lo que pesa ni lo que mide. Lo calcula la herramienta según la modalidad: en aéreo, el mayor entre los kilos y el volumen convertido; en LCL, el mayor entre tonelada y metro cúbico, y nunca menos de 1 CBM; en FCL, los contenedores. Nunca lo escribes tú.

POL / P. Embarque

El puerto desde donde sale la carga. Ojo: el campo Origen es el país, no el puerto. Cambiar de Shanghái a Ningbo es cambiar el puerto, no el origen.

Tramo y quiebre

Los agentes cotizan por escalones: de 0 a 5 CBM a tal precio, de 5 a 15 a tal otro. Cada escalón es un tramo, y el salto entre uno y otro es un quiebre. A veces sale más barato declarar un poco más de carga para caer en el tramo de arriba; la herramienta lo detecta y lo dice.

Profit

El margen de la cotización, en la columna de la pestaña Seguimiento. Si costeaste el negocio en la pestaña de Costos, se rellena solo al guardar. No tiene nada que ver con Pipedrive: a Pipedrive no le llega nunca ningún importe.

Presentar / principal

Dos casillas distintas de cada opción, y se confunden. Presentar decide si esa opción sale en el documento que recibe el cliente. Es la principal decide cuál de las alternativas manda su margen a Seguimiento —porque ahí solo cabe un número—. Puedes presentarle tres opciones al cliente y que solo una sea la principal.

04Cotizaciones: levantar el negocio

La primera pestaña. Aquí nace el ACP, y de aquí sale el correo a los agentes.

Buscar una cotización que ya existe

Arriba tienes tres filtros y un botón:

• Temporalidad — de cuánto tiempo atrás buscar. Arranca en últimos 30 días. Si no encuentras algo, éste es casi siempre el motivo. Con una excepción: si escribes un código completo (ACP-1234) se busca en todo el historial aunque el selector diga 30 días, y el panel lo dice.
• El campo de texto — un ID o un ACP. Se autocompleta a medida que escribes.
• El desplegable de estatus — PENDIENTE, APROBADO, RECHAZADO o todos.

Pulsa Buscar. Cada resultado es una tarjeta plegada, con el código, el cliente y una píldora de color: ámbar si está pendiente, verde si está aprobada, roja si fue rechazada. Se abren pulsando la cabecera.

Si hay un solo resultado, la tarjeta se abre sola.

Abierta, la tarjeta es la cotización entera: los datos del negocio arriba, después Rutas y Puertos, después Detalles de la Carga con la tabla de bultos, y al final el estatus y los comentarios.

Crear una cotización nueva

El botón + Nueva Cotización Manual añade una tarjeta en blanco arriba del todo, ya abierta. Los cinco campos obligatorios llevan asterisco: Cliente, Incoterm, Modo Trans., Origen y Destino. Si guardas con alguno vacío, el aviso dice cuál falta y en qué tarjeta, el campo queda marcado y el cursor cae en él.

Debajo de esos cinco tienes Vendedor, Ejecutivo ACP, Fecha y Asunto Correo. No son obligatorios, pero están a la vista porque son los que de verdad se escriben o se corrigen.

Lo que la herramienta rellena sola y casi nadie toca —Message ID, Idioma del correo y las medidas concatenadas— está abajo, plegado, en Datos del correo (opcional). Ábrelo solo si tienes que cambiar algo. Aunque esté cerrado, todo se guarda igual: plegar es solo dejar de verlo.

Qué campos aparecen y cuáles no

Dos cosas cambian la tarjeta mientras la rellenas. La primera es el incoterm, que decide qué punta del transporte cubrimos:

La excepción es el terrestre: en ROAD el Pick-Up Origen sale siempre, porque siempre hay que ir a buscar la carga a algún sitio.

La segunda es la modalidad, que decide qué se mide:

Los bultos, y lo que se calcula solo

Cada línea de bulto es una cajita con dos filas. Tú escribes cuatro cosas:

• Tipo Bulto — pallet, caja, contenedor, camión…
• Cant. — cuántos de ese tipo
• KGS — el peso de esa línea
• Largo / Ancho / Alto de una sola unidad, y en qué Medida están (centímetros por defecto)

Todo lo demás sale solo, en cuanto tecleas. Los campos verdes no se escriben nunca: son el resultado.

El Cargable (Total), el campo verde grande, es lo que de verdad se va a cobrar. En aéreo compara los kilos contra el volumen y se queda con el mayor; en LCL compara la tonelada contra el metro cúbico y no baja de 1 CBM: una carga de 0,4 CBM se registra como 1.00 CBM y debajo del campo una nota lo dice («Cargable mínimo 1 CBM: la carga da 0.40 CBM»). Cada bulto conserva su medida real. En FCL, ROAD y Courier no aplica y dice N/A.

Los botones de la tarjeta

Guardar

El botón Guardar Cambios, abajo, guarda todo lo que hay en pantalla, no solo la tarjeta abierta. Al terminar sale un aviso verde con los códigos creados: Cotización guardada. Códigos: ACP-1004.

La herramienta no te dejará guardar si falta alguno de los cinco campos obligatorios, ni si mezclas cargas incompatibles con la modalidad —un pallet en un FCL, un contenedor en un LCL, camión completo y carga suelta en la misma tarjeta—. Los mensajes exactos están en el Qué significa cada aviso.

05Los cuatro campos que no se editan

Este capítulo es corto y es el más importante del manual. Es el único error que hace daño de verdad, y el único que no se deduce mirando la pantalla.

Por qué

Esos cuatro campos son la llave con la que se encuentra la cotización. La planilla la localiza con ellos, y Pipedrive los usa para saber que un trato ya existe y no crear otro.

Si los cambias, pasan dos cosas y ninguna avisa después: la fila de la planilla deja de vincularse —el margen y el seguimiento se quedan apuntando al aire— y Pipedrive crea un trato nuevo en vez de actualizar el que ya había. Acabas con el mismo negocio dos veces en el embudo.

La herramienta no te lo bloquea, porque a veces hay que corregir un dedazo antes del primer guardado. Pero te avisa en cuanto tocas el campo, y te ofrece deshacerlo.

Y si aun así pulsas guardar, la segunda confirmación te dice exactamente qué campo cambió y de qué a qué:

Ahí todavía puedes cancelar, y deberías: lo correcto es lo que viene ahora.

Cómo se corrige bien

Con el flujo RECHAZADO + Duplicar Tarjeta. Suena raro y es de una sola pasada: se descarta la cotización mala y se crea la buena en el mismo guardado.

1. Busca la cotización en Cotizaciones y ábrela.
2. Baja hasta Estatus y ponlo en RECHAZADO. La píldora de la cabecera se pone roja.
3. Pulsa Duplicar Tarjeta. Aparece una copia justo debajo, con todos los datos pero sin código ACP: es una cotización nueva.
4. En la copia, corrige el campo que estaba mal. Aquí no sale ningún aviso — la copia no tiene nada que desvincular.
5. Revisa el resto de la copia. Si cambiaste la modalidad, pueden haber aparecido o desaparecido campos, y los bultos se habrán recalculado.
6. Pon el Estatus de la copia en PENDIENTE o APROBADO, según toque.
7. Pulsa Guardar Cambios una vez. En ese mismo guardado se borran las filas de la rechazada y se crean las de la nueva, con un ACP nuevo.

Y el que sí se puede editar

El P. Embarque —el puerto— sí es editable, siempre, sin duplicar nada. La herramienta se acuerda del puerto original y sabe encontrar la fila igual. Cambiar de Shanghái a Ningbo es esto, no lo de arriba.

06Seguimiento: cerrar el negocio

La segunda pestaña. Se usa cuando el cliente responde, y es lo que alimenta cualquier informe posterior.

Se busca igual que en Cotizaciones —temporalidad, texto, estatus— pero aquí se busca por código ACP, y el desplegable de estatus tiene el vocabulario comercial: Ganado, Perdido, Enviado, Por Enviar, Stand By…

Hay que rellenar al menos uno de los dos: el texto o el estatus.

Cada resultado abierto te enseña el asunto original, las filas de la cotización y cómo quedó el CRM, y te deja editar cuatro campos:

• Status Comercial — cómo terminó.
• Motivo — por qué, cuando se perdió.
• Profit ($) — el margen.
• Agente Final — con quién se embarcó.

La columna Profit

Es el margen en dólares de ese negocio. Dos cosas que conviene saber:

• Se rellena sola si costeaste el negocio en la pestaña de Costos. Solo tienes que tocarla para corregir a mano.
• Se ve siempre, gane o pierda el negocio. Si la borras sin querer y guardas, borras el margen calculado.

El ruteo

Cuando pones el status en Ganado aparece Generar Ruteo, que lanza el correo de ruteo a Customer Service. Necesita el correo de CS: si falta, te lo pedirá y te dirá dónde ponerlo.

La ventana trae heredado lo de la cotización —también la modalidad y el manejo de la carga— y todo se puede corregir antes de enviar. Si el cliente tiene una alerta en la hoja de clientes, sale arriba en amarillo y también en el correo. El correo va ordenado en una tabla y lo que va vacío no ensucia: las filas sin dato no salen, un contenedor sin peso cargado no dice «0.00 KGS» y dos bultos de la misma medida salen juntos. El asunto es el de siempre.

Arriba de la ventana hay dos desplegables. Pricing elige de qué buzón sale el borrador del correo (Roberto, Manuel o Martin); no cambia quién cotizó, y sin nadie elegido no se envía. Vendedor sirve para corregirlo si se puso mal: su código del asunto y su correo de copia cambian solos, y al enviar queda corregido en toda la cotización —Seguimiento, la plantilla y los tratos de Pipedrive—.

Revisar con Claude compara la ventana con lo que se cotizó y con los correos de esa ACP, y te dice lo que falta o no cuadra. Cada diferencia trae su Aplicar y nada se envía solo. A Customer Service le llegan los servicios y las condiciones, nunca importes.

También lee los adjuntos de esos correos —PDF, Excel, Word e imágenes—, porque la oferta de un agente viene a menudo solo en el PDF. Debajo del resultado, Adjuntos leídos dice cuáles leyó y cuáles no, con el motivo: un Excel antiguo (.xls) hay que pedirlo en .xlsx o en PDF, y un correo reenviado como archivo adjunto no se abre.

Al pulsar Guardar Cambios, los cuatro campos se escriben en todas las filas de esa cotización, no solo en una.

El Status mueve el trato en Pipedrive

Al guardar, el trato de Pipedrive sigue al Status que cambiaste:

• Ganado lo marca ganado.
• Perdido, Cambio Modo, Stand By y No Enviada lo marcan perdido, con el motivo que pusiste o, si no hay, con el nombre del status.
• Pasar de Por Enviar a Enviado no lo toca, y volver a Enviado desde un cierre lo reabre.

Si dos filas comparten trato —mismo destino, distinto puerto—, el trato se cierra cuando ninguna sigue esperando respuesta. Si Pipedrive no contesta, la hoja queda guardada igual y el aviso te dice qué cambiar a mano. Lo que se cambie directamente en la planilla no mueve Pipedrive: solo lo que guardas desde aquí.

07Costos: una cotización de principio a fin

El capítulo largo. La pestaña donde se compara a los agentes, se pone el precio de venta y salen los documentos.

Al entrar por primera vez la pestaña está vacía y te ofrece dos caminos:

• Nuevos Costos — empezar de cero.
• El buscador — recuperar un CALC guardado, por su número, por ACP o por cliente.

El botón Nueva ACP abre, sin salir de aquí, la misma tarjeta de la pestaña Cotizaciones — para cuando ya tienes los costos delante y te das cuenta de que el ACP no está creado.

Paso 1 · La Tarjeta 1: el embarque

Describe el envío: quién lo pide, de dónde a dónde, con qué carga. Cuatro campos son obligatorios y sin ellos no se puede guardar ni generar nada: Modalidad, Incoterm, Origen y Destino.

Dos controles de esta tarjeta deciden cosas importantes:

• Importación | Exportación — junto con el incoterm, decide qué bloques de costo se pliegan porque los cubre la contraparte. Debajo del botón te lo dice con palabras.
• Nacional | Internacional — solo aparece en terrestre. En Nacional se ignora el incoterm y el bloque de flete pasa a llamarse Flete Nacional.

Y el IVA aplicable (%), al final, arranca en 19. Se aplica solo a las líneas que marques como afectas.

Paso 2 · Traer el ACP

Si el negocio ya tiene un ACP, escríbelo en Código ACP y pulsa Buscar. Se rellenan solos el cliente, el vendedor, la ruta, el incoterm, la carga entera y —lo importante— el enlace a la fila de Seguimiento donde después se escribirá el margen.

Si ese ACP tiene varias rutas, se abre un modal para que elijas cuál estás cotizando. Cada opción te dice la ruta, la modalidad, el incoterm y la cantidad.

Puedes cotizar perfectamente sin ACP. Lo único que pierdes es la escritura automática del margen en Seguimiento, y la herramienta te lo dice antes.

Paso 3 · Las opciones de agente

Cada opción es un agente con su precio. Siempre hay una; se añaden más con Agregar otra opción de Agente / Tarifa.

En la cabecera de cada una hay dos controles que no son lo mismo:

• La casilla Presentar, marcada por defecto: si la desmarcas, esa opción no sale en ningún documento del cliente, pero se sigue guardando. Es como se hace una comparación solo para uso interno.
• El radio Es la principal: su margen va a Seguimiento, que solo sale en Combinada. Decide cuál de las alternativas manda su margen a la planilla.

Dentro, además del agente, están el bloque plegable Detalles de la Cotización —validez, tránsito, frecuencia, naviera, días libres— y los tres bloques de cargos.

Paso 4 · Los tres bloques de cargos

Son exactamente tres, siempre con estos nombres:

1. Gastos Origen
2. Flete Internacional (o Flete Nacional en terrestre nacional)
3. Gastos Destino (no existe en Courier)

El botón + de cada cabecera agrega una línea. Cada línea tiene concepto, cantidad, unidad, moneda, costo unitario, venta unitaria y markup, más dos casillas.

Lo que se calcula solo: la cantidad sale de la unidad que elijas —si pones «CBM», coge el volumen del embarque; si pones «Contenedor», coge los de ese tipo—. El costo total es cantidad por unitario. Y la Venta unit. y el Markup % están enlazados: escribe uno y sale el otro.

Los mínimos. Cuando la unidad se mide —KGS o CBM: aéreo, LCL, Break Bulk y terrestre de carga suelta— la línea enseña dos casillas más, Mínimo costo y Mínimo venta, para escribir «USD 42 por CBM, mínimo USD 120» tal cual lo cobra el agente. El importe es el mayor de los dos, y cuando manda el mínimo el pie lo dice («se aplica el mínimo · la tarifa daría…») y la línea plegada marca (mínimo). El unitario no se toca: si la carga crece, la línea vuelve sola a cobrar por unidad. El markup arrastra el mínimo de venta, salvo que lo escribas a mano. Al cliente le llega «mínimo USD 150.00 · tarifa USD 55.00 x CBM» junto al importe, nunca el costo.

Las dos casillas de cada línea

• Si aplica — el cargo sale del cálculo y pasa a la propuesta como condición. Es para lo que puede ocurrir o no: almacenaje, inspección.
• Afecto a IVA — se le suma el IVA. Las líneas de Gastos Destino nacen en pesos y con esta casilla marcada; las de origen y flete, en dólares y sin ella.

Traer los gastos de destino

Hay un botón para cargar de golpe los gastos estándar de una naviera o de un agente. Vienen con el costo del tarifario y sin precio de venta: hay que ponérselo antes de generar la propuesta, o al cliente le saldrían en cero.

Paso 5 · Traer la tarifa del flete

Lo que la tarifa te va a decir, y conviene entender:

En aéreo, la tarifa puede traer además el Profit Share del agente. Llega como una línea más del flete —por KGS, con su tarifa y su Mínimo costo— y es un costo: no se le cobra al cliente ni aparece en su propuesta, y «Aplicar markup a todo» no lo toca.

En LCL el cargable nunca baja de 1 CBM: con 0,4 CBM la cinta dice «Cargable: 1.00 CBM (mínimo 1 CBM · la carga da 0.40)», todas las líneas por CBM y la tarifa van sobre ese 1, y si la carga crece el piso desaparece solo. Al cliente le llega «Cargable 1.00 CBM» a secas; la explicación va en los documentos internos.

Y si la tarifa se cotizó a un quiebre («declarar 45 kg sale más barato que 40»), lo verás en el campo Tramo de la opción, junto a Peso y CBM: «+45». Ese es el peso cobrable, y todas las líneas por kilo van sobre él. Puedes cambiarlo a mano (-45, +100, +300…) y la cinta del cargable te dice cuánto se declara; un tramo «-45» con más carga te avisa, sin impedirte seguir.

Paso 6 · Comparar

Debajo del formulario está Comparación de opciones, con un desplegable para ordenar por menor costo, mayor margen o mayor venta.

La más barata de cada moneda lleva la etiqueta más barato —y solo si hay al menos dos con las que compararla—. Las que desmarcaste de Presentar salen atenuadas.

Y justo encima de los botones hay una tira fija con una línea por opción y su margen, para no perderlo de vista mientras tecleas.

Paso 7 · Guardar

Guardar escribe la hoja de costos y devuelve un número CALC. Si ya existía, crea una versión nueva sin tocar la anterior.

La herramienta te bloquea si falta algo estructural: la Tarjeta 1 incompleta, una opción sin modalidad, un embarque sin nadie que lo cotice, o ni un concepto de costo cargado.

Y te avisa sin bloquear de todo lo demás: márgenes a pérdida, cargos con cantidad cero, tarifas que ya no cuadran, embarques que no le van a llegar al cliente. Todos están en el Qué significa cada aviso.

Cuando el guardado sale con matices, el aviso cambia de título a Guardado con salvedades y no se cierra solo: hay que leerlo. Casi siempre habla del margen — a qué ACP fue, con qué opción, y qué se quedó fuera del número.

08Cuándo hace falta una Cotización Combinada

Cuando el mismo cliente, en el mismo documento, necesita dos envíos distintos.

La distinción es sencilla y se confunde a menudo:

• Dos agentes sobre el mismo envío — eso cabe perfectamente en Simple. Añades una segunda opción y ya está.
• Dos rutas, dos destinos o dos modalidades — eso es Combinada. El caso típico: el cliente quiere ver el marítimo y el aéreo del mismo envío.

Al pasar a Combinada aparecen dos botones bajo las tarjetas: Otro embarque y Duplicar el último —éste copia toda la carga para cambiarle solo la ruta—. Las tarjetas se numeran 1, 1·2, 1·3, y los datos del cliente suben a una tarjeta propia, porque el destinatario es uno solo.

Lo que cambia en cada opción

Aparece un desplegable Cotiza el embarque, y viene sin elegir. Hasta que elijas, la opción se marca en rojo y no se puede guardar ni generar documento.

Y al elegir embarque, la modalidad de la opción se rellena sola y queda con candado: la fija el embarque que cotiza. Es lo correcto el 95% de las veces —una opción FCL colgada de un embarque LCL saldría con cargable cero—, pero deja una puerta: el enlace Cotizar en otra modalidad la suelta, que es exactamente para lo que existe la Combinada. Un clic la suelta y otro la vuelve a atar.

Lo que cambia en el resto de la pantalla

• El comparador se parte en bloques, uno por embarque. Comparar un LCL de Shanghái contra un aéreo de Frankfurt no significa nada: son envíos distintos, no alternativas.
• Cada embarque manda su propio margen a su fila de Seguimiento, con la opción que hayas marcado como principal.
• El documento del cliente lleva un resumen de embarques: una fila por envío, con su ACP, su ruta, su incoterm y su carga. La cabecera se queda solo con lo común.

Para volver a Simple hay que quitar los embarques de más, uno a uno con su ×. La herramienta se niega a hacerlo sola si eso destruiría trabajo.

09Los cuatro entregables

Dos van al cliente y dos se quedan dentro. Saber cuál es cuál es lo único que importa de este capítulo.

Qué lleva el documento del cliente

• Nunca costo, markup ni margen. Solo precios de venta.
• Nunca el nombre del agente. Cuando hay dos opciones del mismo embarque, se distinguen por la naviera o, si no la hay, por el tránsito.
• Cada importe con su desglose unitario, para que el cliente pueda rehacer la multiplicación y le cuadre.
• Los cargos marcados Si aplica salen solo en las condiciones, no en los totales.
• Si un concepto lleva IVA, lo dice en su propia línea, no solo en el total.

Qué lleva el documento interno

Es una hoja de costos: lo que pagamos, con el IVA del costo. No lleva precio de venta ni margen, ni por línea ni en los totales. El margen vive en dos sitios que nadie reenvía: el resumen de la pantalla, donde se decide, y la columna Profit de Seguimiento, donde se registra.

Antes de generar cualquiera de los cuatro

La herramienta comprueba lo mismo que al guardar, y además:

• Que al menos una opción esté marcada con Presentar, o el documento saldría vacío.
• Que haya precios de venta. Si no los hay, te lo dice en el mismo aviso que el resto, te sugiere el documento interno —el que sirve para pasar costos al equipo comercial— y te ofrece aplicar un markup a los cargos sin venta.
• Si hay cargos con costo y sin venta, te pregunta antes: al cliente le saldrían en 0.00, y un precio en cero es un precio ofrecido.

10Con Claude: rellenar desde un correo

El camino manual sigue igual. Este es el otro: pegas un correo y Claude propone los campos. Tú revisas y guardas, como siempre.

Lo que Claude hace y lo que no. Claude transcribe lo que dice el correo: no inventa datos ni pone precios. Los costos salen del tarifario o de lo que escribió el agente, y la venta, de la regla del 10 % sobre el costo. Todo lo que rellena queda marcado en ámbar hasta que lo tocas, y nada se guarda ni se envía hasta que tú pulsas Guardar. Las comprobaciones de siempre siguen ahí.

Una cotización desde el correo del cliente

1. En Cotizaciones, pulsa Desde un correo.
2. Pega el correo entero, con el asunto si lo tienes, y pulsa Leer con Claude. Tarda entre 15 y 40 segundos; si te arrepientes, Cancelar.
3. Sale una tarjeta por cada ruta que pide el cliente. Si pide LCL y aéreo para la misma carga, salen dos. Comparten cliente, asunto y fecha, así que al guardar quedan en una sola ACP con varias rutas, igual que si duplicaras la tarjeta a mano.
4. Lee el aviso «Rellenado por Claude»: dice cuántos campos puso y las dudas —un puerto que no está en la lista, un retiro que no corresponde con ese incoterm, un bulto sin tipo—. Lo que no casa con la lista de la hoja no se pone en los desplegables: lo eliges tú.
5. El Vendedor no se pone solo: aparece «¿Vendedor: …?» con Confirmar. La fecha es la de hoy.
6. Si el cliente no casa con uno de la lista, el campo queda vacío y salen hasta tres parecidos para elegir; si es un cliente nuevo, escríbelo.
7. Revisa, corrige y pulsa Guardar.

Lo mismo funciona en la ventana Nueva ACP de Costos, con Rellenar desde un correo. Si el correo trae varias rutas, te pregunta cuál.

Armar las opciones de costos

Con el ACP traído en Costos, pulsa Armar opciones. Se abre una lista para que tú elijas qué opciones armar:

• Tarifas para esta ruta: los agentes con tarifa cargada para esa ruta y esa carga, de la más barata a la más cara, con lo que costaría cada una. Las vencidas salen marcadas, y la que no cubre esa carga sale apagada.
• Costos que llegaron por correo: pega el correo del agente con sus costos y pulsa Leer con Claude. Muchas veces los costos no están en el tarifario: así entran igual.
• Los costos que mandaste desde Gmail para ese ACP (ver abajo).

Debajo, dos casillas que nacen marcadas: traer los gastos de destino del catálogo, y poner la venta = costo + 10 % en los cargos que no tengan venta (puedes cambiar el porcentaje o desmarcarla). Pulsa Armar: se crea una opción por cada elección, con un solo aviso que resume lo que se hizo y las dudas.

Los cargos que salieron de un correo llevan la etiqueta «Leído del correo» hasta que los tocas. Compáralos con el correo: si guardas sin revisarlos, la herramienta te lo recuerda sin impedirlo.

Sumar los costos de un correo a una opción

Cada opción tiene Sumar costos de un correo. Sirve, por ejemplo, para añadir el origen que pediste por correo a una opción que salió del tarifario. Los gastos de origen y de destino se suman sin repetir los que ya están; si el correo trae flete y la opción ya tiene uno, te pregunta antes de reemplazarlo.

Qué no se convierte en un cargo

Si el correo da un cargo en una moneda que no está en la lista, en una unidad que no se entiende («por día» de almacenaje, por ejemplo) o sin precio, no se carga: aparece como duda para que lo pongas tú. Los cargos «si aplica» van a las condiciones, como siempre. Los cargos collect, que paga el consignatario, no se cargan: van a las notas.

Desde Gmail

Si usas el CRM Cotizaciones GW en Gmail, cada correo tiene una sección Cotizador:

• Enviar al Cotizador sobre el correo de un cliente: al minuto, en Cotizaciones aparece «Borradores desde Gmail (1)»; abrirlo monta la tarjeta igual que pegar el correo, y además lee los PDF, Excel, Word e imágenes adjuntos.
• Enviar costos al Cotizador sobre el correo de un agente, con el ACP: sus costos salen en «Armar opciones».
• En el Cotizador: el estado de ese ACP en Seguimiento, su costo, su venta y su margen.

Si algo no sale

El aviso dice siempre el motivo: el tope diario de lecturas (100 por persona), Claude ocupado, el servidor sin responder… En todos los casos puedes seguir a mano, como siempre. El texto del correo no se guarda en ninguna hoja: solo lo que Claude sacó de él.

11Qué significa cada aviso

El capítulo de consulta. Copia lo que dice la pantalla en el filtro y busca la fila.

Te bloquea: hay que arreglarlo

Te avisa: decide tú

Se guardó, con matices

12Cuando algo va mal

Los seis problemas que de verdad ocurren, y qué hacer con cada uno.

El panel no abre, o se queda cargando

La primera carga del día puede pasar de 20 segundos. Si ves El servidor no respondió a la primera. Reintentando…, espera: es normal y se resuelve solo.

Si acaba en No se pudo arrancar, cierra el panel y vuelve a abrirlo. El servidor de Google falla de forma intermitente y casi siempre entra al segundo intento.

Dice que no tengo acceso

Está en el Primeros pasos. Resumen: mira con qué cuenta entraste, y si es la correcta, pide el alta a quien administra la herramienta.

Guardé y no sé si se guardó

Antes de decírtelo, la herramienta ya lo comprobó sola: tras los tres intentos normales espera y reenvía dos veces más el mismo guardado —verás Comprobando si se guardó… en el botón— y el servidor reconoce el reenvío sin duplicar. Este aviso solo sale si también esos fallaron.

El otro mensaje, No hubo conexión con el servidor en cinco intentos, significa lo contrario: el guardado probablemente no llegó a hacerse. Revisa la red y repite.

Se guardó pero el correo no salió

Es un fallo del sistema de correo, no de la cotización. El dato está en la planilla. Se arregla con Re-Generar Correo en la tarjeta.

Falta una opción en un desplegable

Los clientes, vendedores, agentes, orígenes, destinos, incoterms, motivos y estatus salen todos de la planilla, no de la extensión. Si falta uno, pídeselo a quien administra la herramienta: lo añade en la planilla y aparece sin actualizar nada.

Los números no cuadran con los de otro documento

Antes de asumir un error, comprueba estas tres, que explican casi todos los casos:

• Monedas distintas no se suman. Si ves dos totales, es porque hay dos monedas.
• En FCL, los gastos de destino de varias navieras son alternativas, no una suma. El margen que llega a Seguimiento usa el mismo criterio que el documento.
• Los cargos marcados Si aplica no suman, y los de cantidad cero tampoco.

13Recetas rápidas

Por tarea, no por pantalla. Para cuando sabes qué quieres hacer y no dónde se hace.

• Levantar una cotización nueva desde ceroCotizaciones
• Encontrar una cotización antigua que no apareceCotizaciones · sube la Temporalidad
• Corregir el cliente, el origen, el destino o la modalidadCampos bloqueados · RECHAZADO + Duplicar
• Cambiar el puerto de embarqueCampos bloqueados · se edita y ya está
• Eliminar una cotización de la planillaCampos bloqueados · ponerla en RECHAZADO
• Registrar que un negocio se ganó o se perdióSeguimiento
• Mandar el ruteo a Customer ServiceSeguimiento · status Ganado
• Costear un ACP con dos agentesCostos
• Cargar el flete desde el tarifario del agenteCostos · Traer tarifa
• Comparar un agente sin que el cliente lo veaCostos · desmarcar Presentar
• Ofrecer marítimo y aéreo en la misma propuestaCombinada · Combinada
• Generar el PDF que va al clienteEntregables · Ver PDF
• Pasarle los costos a Comercial sin precios de ventaEntregables · Costos (interno)
• El correo no salióCuando algo va mal
• No sé si mi guardado llegóCuando algo va mal
• Ir más rápido: Ctrl+S guarda, Enter busca, Alt+1/2/3 cambia de pestaña, y el «?» abre este manual en su puntoEn todo el panel

Cuando algo no esté aquí, o esté y no funcione como dice, habla con quien administra la herramienta. Este manual describe la versión de agosto de 2026; si una pantalla no se parece a su figura, la herramienta cambió y el manual está por detrás — y eso también conviene decirlo.